Still, leader européen des chariots et services de manutention destinés à l'intralogistique, a choisi Esker pour dématérialiser 8 flux de documents de gestion en sortie du progiciel SAP, soit plus de 10 000 documents par mois. Un projet qui vient démontrer les enjeux de la dématérialisation des documents de gestion pour les entreprises et la capacité d'Esker à y répondre.



Face à la migration de son système AS 400 vers le progiciel SAP, et à une volonté continue d'amélioration de la qualité, Still était confronté à une double problématique :



- recentrer ses collaborateurs sur leurs métiers en supprimant toutes les tâches à faible valeur ajoutée,



- trouver un nouveau prestataire capable d'automatiser et d'externaliser l'envoi par courrier de ses factures en sortie de SAP ; son ancien prestataire ne sachant pas traiter les flux issus de ce progiciel.



« Après avoir testé plusieurs solutions du marché, nous avons été convaincus par Esker DeliveryWare qui s'est avérée la solution la plus complète. A tel point que le projet a immédiatement fait tache d'huile : au-delà de la facturation, nous avons découvert toutes les fonctionnalités que la solution offre à partir de SAP (automatisation de l'envoi de courriers, de mails, archivage…), et donc toutes les problématiques auxquelles elle apporte des réponses immédiates et concrètes : envoi des bulletins de paie, des confirmations de commandes, des bons de livraison, communication auprès des clients et fournisseurs… Depuis son déploiement, nous sommes victimes de son succès, et avons de plus en plus de demandes en interne pour l'utiliser sur de nouveaux flux ou processus de gestion ! » explique Laurent Pascal, Responsable des Etudes Informatiques au sein de Still.



Aujourd'hui, Still utilise Esker DeliveryWare et le service Esker on Demand pour dématérialiser plus de 8 flux de documents : bulletins de paie, confirmations de commandes, avis de paiement fournisseurs, avis de prélèvement clients, facturation LLD (Location Longue Durée), relevés de comptes clients, bons de livraison export et bons de montage.



Ce nouveau dispositif permet à Still à la fois :



- d'automatiser et d'externaliser l'envoi par courrier de plus de 10 000 documents par mois (bulletins de paie, confirmations de commandes, avis de paiement…),



- de les archiver électroniquement (un utilisateur par service ayant accès aux archives) : les bons de montage sont, par exemple, scannés avant d'être archivés dans la solution d'Esker,



- ou encore de dématérialiser totalement certains processus : les bons de livraison export qui étaient auparavant envoyés manuellement par télécopie sont aujourd'hui transmis automatiquement par mail, supprimant ainsi tous les retards dans les expéditions.



A la clef pour l'entreprise :



- une seule et unique solution pour gérer et dématérialiser tous ses flux de documents,

- une intégration totale au progiciel SAP, et ceci sans aucune intervention,

- la réallocation des effectifs à des tâches à plus forte valeur ajoutée,

- une traçabilité assurée pour tous les envois (courriers, fax, e-mail…),

- la possibilité d'archiver électroniquement,

- le suivi des NPAI pour l'envoi des courriers….



Fort du succès d'Esker DeliveryWare, Still envisage d'utiliser également la solution pour envoyer sa facturation SAV - portant ainsi le volume traité à 18 000 documents par mois -, mais aussi pour mettre en place un dispositif de dématérialisation fiscale qui lui permettra d'envoyer ses factures électroniquement à certains clients qui l'imposent à partir de 2007.