Avant janvier 2007, date de mise en production de ReadSoft Cockpit pour bons de livraisons, le traitement des 600 bons de livraison reçus quotidiennement chez AREVA Energietechnik GmbH ne donnait pas satisfaction : saisie manuelle, classement chronophage (4 heures par jour), procédures de consultation des documents fastidieuses (recherche manuelle et fax aux personnes intéressées), etc.

Un traitement accéléré et simplifié
Avec la mise en place de la solution ReadSoft, le processus a été accéléré et simplifié. La saisie électronique des documents s'effectue dès la réception des marchandises. Les données fournisseur et le numéro de commande du bordereau de livraison sont immédiatement lus et reconnus ; le document numérisé est sauvegardé dans EASY-Archiv, puis enregistré dans SAP en entrée de stock. Pour tout utilisateur autorisé (achats, comptabilité, contrôle de gestion), la consultation des documents numérisés n'est désormais plus qu'à un clic de souris.

Un haut niveau d'intégration dans SAP
Le dispositif présente d'autres avantages. Ainsi, l'utilisateur peut facilement permuter, dans SAP, entre la commande, les différents documents et la visualisation du bon de livraison numérisé. L'affichage en parallèle du document numérisé et de la proposition d'enregistrement dans SAP contribue au confort d'utilisation de la solution. «Cette nouveauté a été tout de suite très bien reçue par les utilisateurs» témoigne Jochen Scholze, cadre de la DSI d'AREVA. «Avant, les collaborateurs devaient comparer le document papier avec l'écran. Aujourd'hui, la comparaison se fait en un coup d'œil.»

L'application présente également un faible coût de mise en service, grâce à son interface conforme à l'ergonomie SAP, familière des utilisateurs, et à la possibilité qui leur est donnée d'enregistrer directement dans SAP. Le haut niveau d'intégration de ReadSoft Cockpit permet par exemple de lancer directement dans SAP la transaction “MIGO” pour les mouvements de stocks. C'est également à partir de Cockpit que l'outil de workflow, ReadSoft Web Cycle, peut être lancé. De cette façon, les demandes de complément d'information auprès des achats, portant sur les documents d'entrée de stocks et les commandes sont rapidement validées, via la messagerie Lotus Notes.

Pour le service de réception des marchandises c'est aussi un gain de temps, dans la mesure où il n'a plus, comme précédemment, à photocopier et envoyer au service concerné les documents litigieux pour demande d'informations.

Une mise en production rapide
La mise en production, en janvier 2007, de ReadSoft Cockpit est intervenue moins de trois mois après le début du projet. Cela a permis à l'entreprise de mettre tout de suite à l'épreuve la solution, à une période critique de l'année où elle doit souvent faire face à un afflux de marchandises important, après les deux semaines de congés de Noël.

Le choix ReadSoft à l'échelle du Groupe
Les retours d'expériences positifs du service comptabilité – utilisateur depuis deux ans de la solution de traitement des factures de ReadSoft - ont été déterminants dans la décision d'AREVA de choisir ReadSoft Cockpit pour bons de livraison. A ce jour, la solution ReadSoft équipe AREVA T&D en France, en Angleterre, au Mexique, aux Etats-Unis, au Canada et à Singapour pour traiter 500 000 factures par an. AREVA T&D Bavière, traite annuellement 60 000 factures et 100 000 bons de livraison.

ReadSoft Cockpit pour bons de livraison a permis à l'entreprise de faire un grand pas en avant dans l'optimisation des processus Purchase-to-Pay. D'autres projets d'automatisation vont pouvoir suivre, comme la prise en compte des confirmations de commande.