Open Text, éditeur reconnu sur le marché de l’ECM (Enterprise Content
Management) et leader dans la fourniture de solutions de GED et d’archivage dans l’environnement SAP, présente une nouvelle application de traitement de factures fournisseurs visant à optimiser le processus comptable, et annonce l’intégration de sa solution de travail collaboratif à son portefeuille de solutions pour SAP.

La nouvelle application de gestion des factures, baptisée Vendor Invoice Management (VIM), offre toutes les fonctionnalités nécessaires pour optimiser, à l’aide de rapports et d’analyses, le processus de traitement de factures fournisseurs en environnement SAP. VIM permet de réduire le temps et les coûts de traitement des factures, de simplifier le processus de recouvrement et enfin d’assurer un archivage et une mise en conformité réglementaire.
Vendor Invoice Management automatise le traitement des factures fournisseurs entrantes. Une fois associée aux données présentes dans SAP, VIM peut prendre en charge le processus de validation en appliquant plus de 20 modèles de workflows prédéfinis correspondants à de nombreux cas de figure comme par exemple une absence de reçus, de prix ou encore la présence d’une taxe incorrecte. La fonction de validation des factures donne aux utilisateurs, qu’ils travaillent ou non dans l’environnement SAP, la possibilité de les visualiser et de les valider en ligne immédiatement. VIM garantit, en outre, une traçabilité et une visibilité complètes sur ces actions, et assure la priorisation des factures à gérer en fonction de leur degré d’urgence ou leur montant. Une fonctionnalité supplémentaire permet aux fournisseurs de soumettre leurs factures via Internet, ou encore de vérifier leur statut pour des documents comme les ordres d’achat.

En intégrant par ailleurs les fonctions de travail collaboratif de Livelink avec les solutions traditionnelles d’archivage et de gestion des données SAP, Open Text fournit une solution globale capable de traiter les processus structurés liés à l’ERP et permettant d’acquérir, d’archiver, de gérer et de retrouver des documents issus d’applications SAP tels que mySAP ERP Financials et mySAP Human Capital Management.

Avec ces deux nouveautés de l’offre Open Text, les utilisateurs de solutions SAP disposent de nouveaux moyens de collaboration et d’accès aux informations. En effet, il est désormais possible de créer des espaces de travail dédiés à de vastes projets d’entreprise, pour les utilisateurs qui s’appuient sur des processus gérés en environnement SAP. Ces espaces de travail sont ensuite accessibles à partir de l’interface utilisateur SAP ou d’un simple navigateur web.

Ayant facilement accès aux données SAP, les utilisateurs connectés à Livelink peuvent les ajouter dans leurs espaces de travail collaboratifs dédiés à un projet particulier, ou d’autres espaces existants. Par exemple, il est possible d’accéder, via un espace de travail collaboratif dédié, à l’ensemble des documents liés à un projet, incluant les factures entrantes issues de la base de données SAP ou les documents relatifs aux différentes étapes du processus de validation des factures. Cela permet au responsable de ce projet de comparer les dépenses réalisées avec ses contraintes budgétaires, et de collaborer avec ses collègues dans l’application de gestion de factures de SAP.

Open Text a mis en place plus d’une cinquantaine de projets d’archivage et de gestion de contenus dans l’environnement SAP en France pour de grands clients tels que ASF (Autoroutes du Sud de la France), Eco-Emballages, Elior, Roche, SEB, Total, ....



« Ces nouvelles fonctionnalités concrétisent notre expertise de gestion d’informations et de processus dans l’environnement SAP», commente François Pichon, Directeur Marketing d’Open Text France. « Désormais les factures, commandes et autres documents associés aux autres documents contenus dans Livelink ECM Solutions, sont directement accessibles et utilisables par les utilisateurs qui souhaitent collaborer en ligne. Cela permet aux entreprises de regrouper logiquement les informations issues de diverses applications en un endroit unique, et de disposer d’un système transversal, pour accéder à l’ensemble des documents et informations sur un sujet particulier, sans contrainte de cloisonnement fonctionnel, hiérarchique ou géographique.
L’ensemble de ces applications fonctionne sur une plate-forme unique et fédératrice qui permet à la fois d’améliorer la flexibilité des processus et le retour sur investissement par un meilleur échange des informations et un traitement plus rapide».