En créant à Orléans son propre centre de services partagés (CSP), la filiale française du Groupe John Deere - premier constructeur mondial de matériels agricoles – a centralisé sa comptabilité jusqu’alors tenue sur trois sites différents. Cette mutualisation du back office doit permettre de dégager de nouvelles sources de productivité et de réduire les coûts. Dans le domaine de la comptabilité fournisseur toutefois, John Deere s’est rendu compte que la centralisation de la réception des factures sur un lieu unique n’engendrerait aucune économie significative si les processus de traitement n’étaient pas optimisés.

Une alternative à l’EDI
John Deere a d’abord exploré la possibilité de mettre en œuvre une solution EDI avec ses fournisseurs. Mais les lois fiscales – qui viennent à peine de s’alléger en janvier 2004 – et la lourdeur du dispositif ont incité la société à s’orienter vers une solution de dématérialisation de ses factures. L’EDI reste un objectif, ainsi que toute autre solution totalement électronique, souligne Jean François Lami, Directeur Financier de John Deere. Mais nous sommes convaincus qu’il existera toujours des factures papier, au moins pour nos fournisseurs petits ou occasionnels et pour certaines sociétés très réticentes à utiliser l'électronique. Jean François Lami évoque l’exemple de sa maison mère, aux Etats-Unis, où les avancées technologiques en matière d’échanges électroniques sont manifestes : Le Directeur du CSP aux Etats-Unis a constaté, malgré un recours important à l’EDI et à l'autofacturation électronique, qu’ils doivent encore traiter près de 200 000 factures papier par an. Il estime d’ailleurs qu’à un horizon de trois à cinq ans, ce chiffre devrait rester aux alentours de 150 000.

Automatiser toute la chaîne jusqu’à SAP/R3
En choisissant la solution ReadSoft, John Deere veut automatiser toute la chaîne de traitement de ses factures en réduisant au minimum les interventions manuelles. Le délai entre la réception au courrier et la comptabilisation dans SAP/R3 doit être quasi immédiat. Parallèlement, le traitement des rejets doit faire l’objet d’un processus simple et efficace, malgré la distance entre les trois sites.

ReadSoft a proposé une solution globale qui comprend Invoices, Cockpit - un atelier de traitement des factures dans SAP - et l’implémentation d’un workflow. Le workflow Webcycle permet, via une interface web, de présenter au bon interlocuteur l’image de la facture, afin qu’il traite le litige et finalise le processus d’enregistrement dans SAP.

Pour le seul site français, la volumétrie est d’environ 65 000 factures par an.

Les raisons du choix
John Deere a comparé plusieurs solutions du marché. Aux termes d’une évaluation en grandeur réelle, la solution ReadSoft nous a paru la plus en avance et la plus cohérente avec notre solution SAP/R3 et avec nos contraintes multi-sites. Du reste, au cours du test, ils ont montré les meilleurs résultats sur l’ensemble de la chaîne, explique Jean François Lami.

La présence de ReadSoft à l’international a également été déterminante. Avec ce projet, la filiale française de John Deere se positionne en site pilote pour le Groupe. Si les gains de productivité sont bien au rendez-vous, la solution est susceptible d’être développée dans les autres pays d’Europe où John Deere est implanté et aux Etats-Unis. La possibilité d’avoir, pays par pays, un interlocuteur local est rassurante. Une proximité que nous avons pu apprécier au moment des tests d’intégration avec SAP, effectués en Allemagne, où se trouve notre centre informatique européen, précise Jean François Lami.